Tugas 10 : Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis

A. Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Tak Terorganisasi dengan Baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahannya, kadang kala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendakinya. Tidak terorganisasinya pesan dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:

1. Bertele-tele, dengan kata lain pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan yang disampaikan.

2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan, adanya informasi yang tidak relevan akan membuang waktu dan juga dapat membuat pesan yang disampaikan menjadi tidak jelas serta sulit dipahami.

3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis, hal ini akan menyebabkan audiens sulit untuk memahami poin-poin penting yang disampaikan, sehingga komunikasi akan tidak lancar.

4. Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan, karena asyik membahas hal-hal yang hanya bersifat pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.

B. Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Dengan mengatur ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang tersampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator.

Untuk dapat mengorganisasi pesan dengan baik, ada 4 hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

a. Subjek dan tujuan harus jelas.
b. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
c. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
d. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.

C. Pengorganisasian Pesan-pesan Melalui Outline

1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide
Apabila menyusun pesan yang panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan. Outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3 kelompok:
a. Mulailah dengan ide pokok
Ide pokok akan membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan.

b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Poin-poin pendukung akan memperkuat tentang ide-ide pokok yang kita tentukan.
c. Ilustrasi dengan bukti-bukti
Memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang disajikan, outine yang dibuat akan menjadi semakin baik.

2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Untuk dapat menentukan urutannya, ada 2 pendekatan penting, yaitu:

a. Pendekatan Langsung (deduktif)
Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya.

b. Pendekatan Tidak Langsung (induktif)
Bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (me
mo dan surat), maupun pesan formal (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih diantara kedua alternatif, harus dianalisis terlebih dahulu bagaimana reaksi audiens terhadap maksud atau tujuan dan pesan-pesan yang akan disampaikan.
Setelah dianalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan
umum, maka dapat dipilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut:

a. Direct Request
Direct request dapat berupa surat maupun memo. Bila para audiens akan menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan permintaan langsung (direct request). Oleh karena itu, permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.

b. Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill
Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.

c. Pesan-pesan Bad News
Pendekatan yang diterapkan pada pesan bad news adalah pendekatan tidak langsung. Jika mempunyai berita yang kurang menyenangkan, sebaiknya ditempatkan pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.

d. Pesan-pesan Persuasif
Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, dapat digunakan dengan cara yang tidak langsung. Sehingga perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.
Secara umum, mengorganisasi laporan dan presentasi secara analitis yang didesain kearah suatu kesimpulan tertentu, lebih sulit. Manakala tujuannya adalah untuk melakukan kolaborasi dengan audiens di dalam memecahkan suatu masalah atau melakukan persuasi untuk suatu tindakan tertentu, harus dipilih suatu rencana organisasional yang memberikan argumen secara logis.

Sumber : http://stiebanten.blogspot.com/2011/05/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html