Prinsip-prinsip asuransi

1.    Prinsip-prinsip asuransi

Prinsip Dasar Asuransi

Dalam dunia asuransi ada 6 macam prinsip dasar yang harus dipenuhi, yaitu insurable interest, utmost good faith, proximate cause, indemnity, subrogation dan contribution.

Insurable Interest
Hak untuk mengasuransikan, yang timbul dari suatu hubungan keuangan, antara tertanggung dengan yang diasuransikan dan diakui secara hukum.

Utmost good faith
Suatu tindakan untuk mengungkapkan secara akurat dan lengkap, semua fakta yang material (material fact) mengenai sesuatu yang akan diasuransikan baik diminta maupun tidak. Artinya adalah : si penanggung harus dengan jujur menerangkan dengan jelas segala sesuatu tentang luasnya syarat/kondisi dari asuransi dan si tertanggung juga harus memberikan keterangan yang jelas dan benar atas obyek atau kepentingan yang dipertanggungkan.

Proximate cause
adalah suatu penyebab aktif, efisien yang menimbulkan rantaian kejadian yang menimbulkan suatu akibat tanpa adanya intervensi suatu yang mulai dan secara aktif dari sumber yang baru dan independen.

Indemnity
Suatu mekanisme dimana penanggung menyediakan kompensasi finansial dalam upayanya menempatkan tertanggung dalam posisi keuangan yang ia miliki sesaat sebelum terjadinya kerugian (KUHD pasal 252, 253 dan dipertegas dalam pasal 278).

Subrogation
Pengalihan hak tuntut dari tertanggung kepada penanggung setelah klaim dibayar.

Contribution
Sedangkan adalah hak penanggung untuk mengajak penanggung lainnya yang sama-sama menanggung, tetapi tidak harus sama kewajibannya terhadap tertanggung untuk ikut memberikan indemnity.

2.    ASURANSI

Asuransi adalah salah satu bentuk pengendalian risiko yang dilakukan dengan cara mengalihkan/transfer risiko dari satu pihak ke pihak lain dalam hal ini adalah perusahaan asuransi.

Pengertian Asuransi
Menurut KUHD pasal 246 disebutkan bahwa "asuransi atau pertanggungan adalah suatu perjanjian dengan mana seorang penanggung mengikatkan diri kepada seorang tertanggung, dengan menerima suatu premi, untuk penggantian kepadanya karena suatu kerusakan atau kehilangan keuntungan yang diharapkan yang mungkin akan dideritanya karena suatu peristiwa yang tidak tentu".
Pengertian asuransi yang lain adalah merupakan suatu pelimpahan risiko dari pihak pertama kepada pihak lain. Dalam pelimpahan dikuasai oleh aturan-aturan hukum dan berlakunya prinsip-prinsip serta ajaran yang secara universal yang dianut oleh pihak pertama maupun pihak lain.
Dari segi ekonomi, asuransi berarti suatu pengumpulan dana yang dapat dipakai untuk menutup atau memberi ganti rugi kepada orang yang mengalami kerugian.

Manfaat Asuransi

Disamping sebagai bentuk pengendalian risiko (secara finansial), asuransi juga memiliki berbagai manfaat yang diklasifikasikan ke dalam : fungsi utama, fungsi skunder dan fungsi tambahan.
Fungsi utama asuransi adalah sebagai pengalihan risiko, pengumpulan dana dan premi yang seimbang. Fungsi skunder asuransi adalah untuk merangsang pertumbuhan usaha, mencegah kerugian, pengendalian kerugian, memiliki manfaat sosial dan sebagai tabungan. Sedangkan fungsi tambahan asuransi adalah sebagai investasi dana dan invisible earnings.

Resiko
Pengertian 'risiko' dalam asuransi adalah "ketidakpastian akan terjadinya suatu peristiwa yang dapat menimbulkan kerugian ekonomis".

Pengertian Resiko

Menurut KUHD pasal 246 disebutkan bahwa "asuransi atau pertanggungan adalah suatu perjanjian dengan mana seorang penanggung mengikatkan diri kepada seorang tertanggung, dengan menerima suatu premi, untuk penggantian kepadanya karena suatu kerusakan atau kehilangan keuntungan yang diharapkan yang mungkin akan dideritanya karena suatu peristiwa yang tidak tentu".
Pengertian asuransi yang lain adalah merupakan suatu pelimpahan risiko dari pihak pertama kepada pihak lain. Dalam pelimpahan dikuasai oleh aturan-aturan hukum dan berlakunya prinsip-prinsip serta ajaran yang secara universal yang dianut oleh pihak pertama maupun pihak lain.
Dari segi ekonomi, asuransi berarti suatu pengumpulan dana yang dapat dipakai untuk menutup atau memberi ganti rugi kepada orang yang mengalami kerugian.

Bentuk-bentuk risiko
Bentuk-bentuk risiko antara lain risiko murni, risiko spekulatif, risiko partikular dan risiko fundamental.

·         Risiko murni adalah risiko yang akibatnya hanya ada 2 macam: rugi atau break even, contohnya pencurian, kecelakaan atau kebakaran.

·         Risiko spekulatif adalah risiko yang akibatnya ada 3 macam: rugi, untung atau break even, contohnya judi.

·         Risiko partikular adalah risiko yang berasal dari individu dan dampaknya lokal, contohnya pesawat jatuh, tabrakan mobil dan kapal kandas.

·         Risiko fundamental adalah risiko yang bukan berasal dari individu dan dampaknya luas, contohnya angin topan, gempa bumi dan banjir.

Apakah semua risiko dapat diasuransikan?
Tidak semua risiko dapat diasuransikan. Risiko-risiko yang dapat diasuransikan adalah : risiko yang dapat diukur dengan uang, risiko homogen (risiko yang sama dan cukup banyak dijamin oleh asuransi), risiko murni (risiko ini tidak mendatangkan keuntungan), risiko partikular (risiko dari sumber individu), risiko yang terjadi secara tiba-tiba (accidental), insurable interest (tertanggung memiliki kepentingan atas obyek pertanggungan) dan risiko yang tidak bertentangan dengan hukum.

3.    Perbedaan asuransi dengan aktivitas-aktivitas lain

1.      Perbedaan asuransi Jiwa dengan Tabungan

Asuransi Jiwa 

•         Besarnya uang yang akan diterima dapat ditentukan sendiri oleh pemegang polis pada saat perjanjian dibuat

·         Adanya unsur keharusan (wajib) untuk membayar premi secara teratur

·         Berapa besarnya premi yang harus dibayar sudah ditetapkan berdasarkan peritungan aktuaria, termasuk juga waktu pembayarannya

·         Terdapat fungsi proteksi finansial, yaitu jaminan terima uang yang pasti, sesuai dengan perjanjian

·         Pada saat tertanggung meninggal dunia jumlah uang yang diterima sudah pasti, meskipun baru membayar premi yang lebih kecil

·         Bersifat kolektif, semua untuk satu kebebasan terbatas

Tabungan

·         Besarnya uang yang akan diterima tergantung pada kemauan penabung, kalau kemauannya makin besar, yang akan diterima makin tinggi

·         Tidak ada unsur keharusan dalam menabung, suka rela, boleh menabung boleh tidak

·         Besarnya uang yang ditabung setiap kali menabung tidak tetap, tergantung kemauan penabung

·         Tidak terdapat fungsi proteksi terhadap risiko

·         Besarnya uang yang diterima tergantung pada jumlah tabungan ditambah bunga

·         Bersifat individu dan bebas

2.      Perbedaan Asuransi dengan Perjudian

Asuransi

·         Bertujuan mengurangi risiko yang sudah ada

·         Bersifat sosial terhadap masyarakat, dapat memberikan keuntungan-keuntungan tertentu kepada masyarakat

·         Besarnya risiko dapat diketahui dan dapat diukur kemungkinan besarnya

·         Kontraknya tertulis dan mengikuti kedua belah pihak

Perjudian

·         Risiko semula belum ada dan baru muncul sesudah orang ikut berjudi

·         Bersifat tidak sosial, bisa mengacaukan rumah tangga/masyarakat

·         Besarnya risiko tidak dapat diketahui dan tidak dapat diukur kemungkinannya

·         Kontrak tidak tertulis dan realisasinya tergantung itikad baik masing-masing pihak yang terlibat

3.      Perbedaan Asuransi dengan Spekulasi

Asuransi

·         Kontrak persetujuannya adalah pertanggungan

·         Risiko yang ditangani adalah kerugian yang mungkin timbul

·         Transaksi asuransi bagaimanapun juga lebih menguntungkan (operasinya berdasarkan hukum bilangan besar), sehingga dapat mengurangi risiko yang ada

Spekulasi

·         Kontrak persetujuannya adalah jual-beli

·         Risiko yang ditangani adalah kemungkinan perubahan harga

·         Risiko tidak berkurang, hanya berpindah kepada orang lain yang sanggup menanggung risiko tersebut

4.      Perbedaan Asuransi dengan Bonding

Asuransi

·         Meliputi dua pihak utama

·         Pihak penjamin tidak mempunyai hak menagih kembali kepada tertanggung

·         Tujuan utamanya menyebarkan kerugian diantara sesama kelompok tertanggung

·         Sifat risikonya menutup kerugian seseorang, tanpa harus mengenal secara pribadi tertanggung

·         Kontrak dapat dibatalkan oleh penganggung bila tertanggung tidak memenuhi perjanjian

Bonding

·         Meliputi tiga pihak utama

·         Pihak penjamin/surety mempunyai hak menagih kepada principal terhadap apa yang telah dibayarkan kepada obligee

·         Fungsi utamanya peminjaman/kredit dari surety kepada principal untuk mendapatkan bunga

·         Sifat risikonya menjaminkejujuran dan kemampuan seseorang, jadi surety harus mengenal princioal secara pribadi

·         Surety tidak dapat membatalkan kontraknya, meskpun principal tidak dapat memenuhi kewajibannya kepada surety, surety tetap bertanggung jawab penuh atas kewajibannya terhadap obligee.

5.      Perbedaan Asuransi Jiwa dengan Anuitas

Asuransi Jiwa

·         Tujuan memperkecil risiko, yaitu risiko keuangan yang mungkin timbul

·         Memberi jaminan bila seseorang meninggal dunia sebelum saat tidak mampu mencari penghasilan (pensiun)

·         Makin lama tertanggung hidup, makin menguntungkan perusahaan asuransi (dapat menunda pembayaran kembali premi)

Anuitas

·         Tujuannya untuk membentuk dana yang dapat digunakan di hari tua nanti

·         Memberi jaminan bila seseorang belum meninggala dunia pada saat sudah tidak mampu mencari penghasilan

Makin lama orang yang bersangkutan hidup, makin merugikan penyelenggara anuitas, sebab makin besar pembayaran kepada yang bersangkutan.

4.    Resiko pihak penanggung

Penanggung adalah pihak yang berkewjiban memberikan prestasi, dalam hal ini adalah perusahaan asuransi. hak dan kewajiban yang dimiliki oleh penanggung dalam perjanjian asuransi, adalah bahwa penanggung berhak untuk menerima premi dari tertanggung sebagai kontra prestasi atas pemberian perlindungan oleh penanggung terhadap resiko kerugian yang akan dialami oleh tertanggung.

5.    Resiko pihak tertanggung

Tertanggung yakni pihak yang menerima perlindungan dari penaggung, sama halnya dengan penggung tertanggung juga memiliki hak dan kewajiban, yakni kewajiban tertanggung adalah membayar premi asuransi dan hak yang akan diperoleh adalah tertanggung berhak mendapatkan ganti rugi atas resiko yang menerimanya dari penanggung.

Tugas 14 : Macam macam umpan balik

Umpan-balik atau suap-balik (feedback) adalah suatu proses di mana sebagian darioutput (keluaran) di-loloh-balik-kan ke bagian input (masukan). Hal ini sering dipakai untuk pengendalian suatu sistem yang bersifat dinamis sehingga sistem tersebut dapat diatur untuk mencapai keadaan yang stabil yang diinginkan. Beberapa contohnya dapat dijumpai pada sistem kompleks yang dipakai di bidang teknik, instrumentasi, elektronika,termodinamika, biologi, arsitektur, maupun ekonomi, dan lain lain.
Contoh konkrit dari sistem kendali dengan loloh-balik ini adalah stir mobil pada saat kita mengendarai/menyetir mobil kita. Jika di tengah jalan kita menjumpai bahwa mobil kita terlalu ke pinggir (dan takut akan menabrak orang), maka informasi ini kita pakai (di-feedback-kan ke input) untuk mengubah kedudukan stir mobil sehingga mobil akan berada pada posisi jalur yang benar (output yang kita inginkan).
1. Feedback Positif – Feedback Negatif
Feedback positif adalah isyarat / gejala yang ditunjukkan oleh komunikan yang menandakan bahwa ia / mereka memahami, membantu dan mau bekerja sama dengan komunikator untuk mencapai sasaran komunikasi tertentu, dan tidak menunjukkan perlawanan / pertentangan.
Contohnya : komunikan mengangguk-angguk, memperhatikan dengan serius, mencatat, responsif ketika ditanya.
Feedback negatif adalah isyarat / gejala yang ditunjukkan oleh komunikan yang menandakan bahwa ia / mereka memiliki sikap serta perilaku yang dapat berkisar dari mulai tidak setuju hingga tidak menyukai pesan, cara penyampaian, atau bahkan diri sang komunikator. Segalanya sesuatu yang merupakan lawan dari feedback positif adalah feedback negatif.
2. Feedback Netral – Feedback Zero
Feedback Netral adalah jenis feedback yang sulit untuk dinilai sebagai isyarat / gejala yang menunjukkan respon positif atau negatif. Dengan kata lain feedback netral adalah feedback yang tidak jelas wujudnya; apakah itu positif atau negatif.
3. Feedback Internal – Feedback Eksternal
Feedback Internal adalah yang menunjukkan sumber dari isyarat / gejala yang menjadi feedback. Bila itu muncul dari dalam diri komunikator, maka itu disebut feedback internal. Maksudnya, misalnya ketika komunikator telah mengatakan sesuatu, tapi kemudian ia ingat sesuatu dan meralat apa yang telah ia katakan, maka yang kita lihat itu dapat kita katakan sebagai hal yang terjadi karena ada feedback internal pada diri komunikator.
Feedback Eksternal adalah feedback yang munculnya berasal dari komunikan. Dalam hal ini komunikan dapat menunjukkannya dengan memberikan ekspresi wajah tertentu, gerak-gerik, perilaku atau bahkan suara-suara yang muncul ketika komunikasi tengah berlangsung.

Sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/Loloh_balik
http://dasarilmukomunikasi.wordpress.com/2012/08/03/jenis-macam-macam-umpan-balik-feedback-4/

Tugas 13 : Perilaku Konsumen

Pemahaman mengenai perilaku konsumen sangatlah penting dalam pemasaran. Menurut Engel, et al. (1994), perilaku konsumen adalah suatu tindakan yang langsung terlibat dalam mendapatkan, mengkonsumsi, dan menghabiskan produk dan jasa, termasuk keputusan mendahului dan menyusuli tindakan ini. Terdapat dua elemen penting dari arti perilaku konsumen, yaitu: (1) proses pengambilan keputusan, (2) kegiatan fisik yang melibatkan individu dalam menilai, mendapatkan dan menggunakan barang dan jasa ekonomis (Swastha, 1990).
Pemahaman akan perilaku konsumen cerdas dapat diaplikasikan dalam beberapa hal, yang pertama adalah untuk merancang sebuah strategi pemasaran yang baik, misalnya menentukan kapan saat yang tepat perusahaan memberikan diskon untuk menarik pembeli. Ke dua, perilaku konsumen dapat membantu pembuat keputusan membuat kebijakan public. Misalnya dengan mengetahui bahwa konsumen akan banyak menggunakan transportasi saat lebaran, pembuat keputusan dapat merencanakan harga tiket transportasi di hari raya tersebut. Aplikasi ke tiga adalah dalam hal pemasaran sosial (social marketing), yaitu penyebaran ide di antara konsumen. Dengan memahami sikap konsumen dalam menghadapi sesuatu, seseorang dapat menyebarkan ide dengan lebih cepat dan efektif.Dan juga dapat memberikan gambaran kepada para pemasar dalam pembuatan produk,pnyesuaian harga produk,mutu produk,kemasan dan sebagainya agar dalam penjualn produknya tidak menimbulkan kekecewaan pada pemasar tersebut.
Sistem kognisi terdiri dari lima proses mental, yaitu: memahami, mengevaluasi, merencanakan, memilih, dan berpikir. Proses memahami adalah proses menginterpretasi atau menentukan arti dari aspek tertentu yang terdapat dalam sebuah lingkungan. mengevaluasi berarti menentukan apakah sebuah aspek dalam lingkungan tertentu itu baik atau buruk, positif atau negatif, disukai atau tidak disukai.
Merencanakan berarti menentukan bagaimana memecahkan sebuah masalah untuk mencapai suatu tujuan. Memilih berarti membandingkan alternatif solusi dari sebuah masalah dan menentukan alternatif terbaik, sedangkan berpikir adalah aktivitas kognisi yang terjadi dalam keempat proses yang disebutkan sebelumnya.
Fungsi utama dari sistem kognisi adalah untuk menginterpretasi, membuat masuk akal, dan mengerti aspek tertentu dari pengalaman yang dialami konsumen.
Fungsi ke dua adalah memproses interpretasi menjadi sebuah task kognitif seperti mengidentifikasi sasaran dan tujuan, mengembangkan dan mengevaluasi pilihan alternatif untuk memenuhi tujuan tersebut, memilih alternatif, dan melaksanakan alternatif itu.
Besar kecilnya intensitas proses sistem kognitif berbeda-beda tergantung konsumennya, produknya, atau situasinya. Konsumen tidak selalu melakukan aktivitas kognisi secara ekstensif, dalam beberapa kasus, konsumen bahkan tidak banyak berpikir sebelum membeli sebuah produk.

sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/Perilaku_konsumen

Tugas 12 : Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran ; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat/ paragraph; dan merevisi.
Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak mau berubah untuk hal baru.
Penentuan ide pokok untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan dengan brainstorming. Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara : story teller tour, random list, CFR (Conclusion Finding Recommendation)Worksheet, question and answer chain, dan journalist approach.
Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat kepentingan, formalitas, kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan audiens.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.
Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya adalahsurat, memo, dan proposal.Setelah Memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik formal maupun informal langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, yang mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.
Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis
Yang termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis adalah :
1. Pemahaman Proses Komposisi
Penyusunan proses komposisi seperti halnya proses menciptakan lagu;merencanakan lagu, membuat aransemen dan menentukan musisinya hinnga melakukan revisi-revisi hingga lagu enak didengar. Begitu juga proses penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.
2. Perencanaan
Beberapa hal perlu diperhatikan dalam perencanaan diantaranya maksud komunikasi, sasaran audiens, ide pokok, saluran yang digunakan.
3. Pengorganisasian
Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.
4. Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan ditelaah kembali dari substansi pesan yang akan disampaikan,gayapenulisa, struktur kalimat, dan bagaimana tingkat pemahaman. Pengecekan dilakukan agar pesan tersampaikan sesuai perencanaan.
5. Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanaka suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi.
6. Mengapa tujuan harus jelas
Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :
1. keputusan untuk meneruskan pesan
2. keputusan untuk menanggapi audiens
3. keputusan untuk memusatkan isi pesan
7. Tujuan komuikasi bisnis.
Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu : memberi informasi, persuasi, dan melakukan kolaborasi
8. Cara menguji tujuan
Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum perlu pengujian dengan empat pertanyaan berikut.
1. apakah tujuan tersebut realistik
2. apakah waktunya tepat
3. apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat
4. apakah tujuannya selaras dengan tujuan orgsnisasi perusahaan
9. Analisis Audiens
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.
1. Cara mengembangkan profil audiens.
Mengembangkan suatu profi audiens boleh dikatakan gampang – gampang susah. Penentuan profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena audiens adalah orang – orang yang sudah dikenal, akantetapi akan menjadi sulit bila belum.dalam kasus ini komunikator perku melakkukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
1. menentukan ukuran serta komposisi audiens
2. siapa audiens
3. reaksi audiens
4. tingkat pemahaman audiens
5. hubungan komunikator dengan audiens
2. Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi
Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut dengan lima tahap di bawah ini ;
1. cari apa yang diingikan oleh audiens
2. antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
3. berikan semua informasi yang diperlukan
4. pastikan bahwa informasinya akurat
5. tekankan ide – ide yang menarik bagi audiens
3. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens
Ada kecenderungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Cara mengatasinya adalah dngfan mengatur pesan – pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapa deliakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan argumentasi merupakan cara yang baik, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi.
10. Penentuan Ide Pokok
Setelah menganalisis tujuan dan audiens delanjutnya adalah menentuka cara mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok.
Sebelum menentukan ide pokok hal – hal penting yang harus diidentifikasikan terlebih dahulu :
1. Teknik Curah Pendapat
beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :
1. storyteller’s tour
2. random list
3. cfr (conclusions findings recomendation) worksheet
4. journalist approach
5. quetion and answer approach
2. Pembatasan Cakupan
Penyajian informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan kata – kata yang singkat. Ide pokok dari pesan – pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin yang penting tidak terabaikan selain itu ide pokok yang disampaikan harus mudayh dimengerti dan diterima oleh audiens.
11. Seleksi saluran dan media
Ide pokok dari pesan – pesan bisnis dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan atau oral atau tertulis.
1. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan feedback dengan segera. Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Pendekatan lisan juga bermanfaat apabila yang disajikan adalah informasi kontroversial karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.
2. Komunikasi Tertulis
Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah peneulis mempunyai keempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan – pesan mereka. Suatu format tulisan diperlukan jika informasi disampaikan kompleks dan dibutuhkan catatan permanan untuk referensi.
Kesimpulan
Dapat diambil kesimpulan bahwa dalam penyusunan pesan-pesan bisnis terdiri atas tiga hal yaitu perencanaan, komposisi, dan revisi. Langkah lain dalam penyusunan pesan-pesan bisnis adalah dengan menentukan ide pokoknya. Ide pokok merupakan rangkuman pesan-pesan yang disampaikan. Selain itu dalam merencanakan pesan-pesan bisnis perlu juga dilakukan pemilihan saluran komunikasi yang akan digunakan.

Sumber : http://h3r1y4d1.wordpress.com/2011/05/11/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/

Tugas 11 : Revisi Pesan-Pesan Bisnis

A. Keterampilan Merevisi
Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan –pesan bisnis secara efektif. Setiap pesan bisnis perlu di edit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya , gaya penyampaiannya, maupun format penulisannya.

B. Mengedit Mekanik / Teknis Penulisan
Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian , dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup antara lain:

•Susunan kalimat yang di gunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada , sehingga mudah di pahami dengan baik.

•Penggunaan kapitalisasi secara tepat ( perhatikan kata – kata yang harus di tulis dengan huruf kapital)

•Penulisan tanda baca secara benar ( perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya , dan tanda seru).

•Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat di pahami dengan mudah.

•Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yang telah disampaikan.

C. Mengedit Format dan Layout

Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalah mengedit format dan layout secara keseluruhan. Disamping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh di abaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang di gunakan berkualitas baik, audiens Anda akan senang membacanya.

•2. Pesan – Pesan Bisnis Lisan
Sebagaimana pesan – pesan bisnis yang di sampaikan secara tertulis, pesan – pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat di pahami audiens dengan baik.

Oleh karena itu, meskipun penyampaian pesan – pesan bisnis yang di lakukan secara lisan, tetap perlu di lakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:
•a. Substansi pesan

Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing) pesan – pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan di sampaikan pada audiens.
•b. Pengorganisasian Pesan
Pengorganisasian pesan – pesan bisnis yang akan di sampaikan secara lisan mencakup tiga poin penting yaitu;

•Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)
•Penyampaian substansi pesan ( misalnya, pengantar pesan di lanjutkan dengan substansi pesan).
•Penutup ( misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).

•c. Gaya Bahasa

Pada umumnya, penulisan pesan – pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan cenderung hanya bersifat outline atau garis besarnya saja, sedangkan penyajian secara lebih rinci (lengkap) dapat disampaikan pada saat melakukan presentasi.
Gaya bahasa yang di gunakan dalam penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak menonton. Disamping itu, melalui penyajian secara lisan penerimaan pesan akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan dengan penyampaian pesan – pesan secara langsung, pesan – pesan non verbal yang di dukung dengan tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel, dalam format animasi yang dinamis.

B. PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

Pemilihan kata adalah penggunaan kata – kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang di sampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat di mengerti, anda harus dapat memilih kata – kata dengan sebaik – baiknya. Agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu beberapa hal berikut:

1. Pilihlah kata yang sudah familier/ dikenal
Dalam menyampaikan sesuatu harus menggunakan bahasa yang mudah, agar mudah di mengerti oleh audiens.

2. Pilihlah kata-kata yang singkat
Agar pesan-pesan bisnis lebih efisien, juga mudah dipahami audiens, tetapi harus tetap memperhatikan kaidah yang benar & baik.

3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Agar tidak terjadi salah tafsir. Akibatnya tidak tercapainya tujuan dari pesan_pesan tersebut

C. MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF

Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat & baik.
1. Secara umum, ada tiga jenis kalimat yaitu:

A. Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat.
B. Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen.
C. Kalimat Kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

2. Cara Mengembangkan Paragraf
Ada 2 pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru di diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:
a. Ilustrasi
b. Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)
c. Pembahasan Sebab-Akibat
d. Klasifikasi
e. Pembahasan Pemecahan Masalah

a.Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
b. Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
c. Pembahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d. Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
e. Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas

Sumber : http://rodhiahkombis.blogspot.com/2012/04/bab-7-revisi-pesan-pesan-bisnis.html

Tugas 10 : Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis

A. Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Tak Terorganisasi dengan Baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahannya, kadang kala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendakinya. Tidak terorganisasinya pesan dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:

1. Bertele-tele, dengan kata lain pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan yang disampaikan.

2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan, adanya informasi yang tidak relevan akan membuang waktu dan juga dapat membuat pesan yang disampaikan menjadi tidak jelas serta sulit dipahami.

3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis, hal ini akan menyebabkan audiens sulit untuk memahami poin-poin penting yang disampaikan, sehingga komunikasi akan tidak lancar.

4. Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan, karena asyik membahas hal-hal yang hanya bersifat pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.

B. Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Dengan mengatur ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang tersampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator.

Untuk dapat mengorganisasi pesan dengan baik, ada 4 hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

a. Subjek dan tujuan harus jelas.
b. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
c. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
d. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.

C. Pengorganisasian Pesan-pesan Melalui Outline

1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide
Apabila menyusun pesan yang panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan. Outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3 kelompok:
a. Mulailah dengan ide pokok
Ide pokok akan membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan.

b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Poin-poin pendukung akan memperkuat tentang ide-ide pokok yang kita tentukan.
c. Ilustrasi dengan bukti-bukti
Memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang disajikan, outine yang dibuat akan menjadi semakin baik.

2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Untuk dapat menentukan urutannya, ada 2 pendekatan penting, yaitu:

a. Pendekatan Langsung (deduktif)
Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya.

b. Pendekatan Tidak Langsung (induktif)
Bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (me
mo dan surat), maupun pesan formal (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih diantara kedua alternatif, harus dianalisis terlebih dahulu bagaimana reaksi audiens terhadap maksud atau tujuan dan pesan-pesan yang akan disampaikan.
Setelah dianalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan
umum, maka dapat dipilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut:

a. Direct Request
Direct request dapat berupa surat maupun memo. Bila para audiens akan menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan permintaan langsung (direct request). Oleh karena itu, permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.

b. Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill
Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.

c. Pesan-pesan Bad News
Pendekatan yang diterapkan pada pesan bad news adalah pendekatan tidak langsung. Jika mempunyai berita yang kurang menyenangkan, sebaiknya ditempatkan pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.

d. Pesan-pesan Persuasif
Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, dapat digunakan dengan cara yang tidak langsung. Sehingga perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.
Secara umum, mengorganisasi laporan dan presentasi secara analitis yang didesain kearah suatu kesimpulan tertentu, lebih sulit. Manakala tujuannya adalah untuk melakukan kolaborasi dengan audiens di dalam memecahkan suatu masalah atau melakukan persuasi untuk suatu tindakan tertentu, harus dipilih suatu rencana organisasional yang memberikan argumen secara logis.

Sumber : http://stiebanten.blogspot.com/2011/05/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html

Tugas 9 : Landasan Pemikiran Komunikasi Bisnis

BISNIS : Adalah kegiatan sistem ekonomi yang diarahkan pada manajemen dan distribusi hasil industri dan jasa profesional, yang mendatangkan keuntungan. Esensi dari kegiatan bisnis adalah sebuah kesibukan.

KOMUNIKASI

Sering diartikan sebagai transfer informasi atau pesan-pesan (messages) dari pengirim pesan (komunikator) kepada penerima (komunikan). Dengan catatan bahwa proses tersebut tertujuan mencapai saling pengertian.

Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan kegiatan produksi.
Dalam komunikasi: yang diproduksi dinamakan informasi
Dalam bisnis: yang diproduksi: barang dan jasa.

Dalam kegiatan kedua, menyampaikan produk tersebut thd pihak lain. Dalam komunikasi pihak lain disebut dengan komunikator, audience, destination.
Dalam bisnis: pihak lain disebut dengan konsumen, klien, buyer dan seterusnya.

Ketiga : komunikasi dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu.

Keempat: keduanya mempunyai hambatan-hambatan yang spesifik.

Dengan cara berpikir (frame thinking) di atas kita berusaha menjelajahi kajian-kajian yang relevan tentang hubungan bisnis dengan komunikasi:
1.Kajian tetang kegiatan bisnis dari perspektif komunikasi. Bagaimana sudut pandang komunikasi menerangkan gejala bisnis.
.2. Kajian tentang kegiatan komunikasi dari perspektif bisnis. Bagaimana sudut pandang bisnis dalam menerangkan kegiatan komunikasi.
3. Kajian tentang faktor-faktor eksternal dari keduanya yang turut terlibat dalam proses komunikasi maupun bisnis.

Ada 8 hal yang menjadi pertimbangan mempromosikan jenjang karir eksekutif:
1. Kemampuan bekerja keras (hard worker)
2. Kemampuan manajemen (manajerial ability)
3. Kepercayaan diri ( self confidence)
4. Kemampuan mengambil keputusan yang sehat (making sound decisions)
5. Latar belakang akademis (college education)
6. Mempunyai ambisi untuk maju (ambition drive)
7. Kemampuan berkomunikasi secara efektif (ability to communicate effectively)
8. Berpenampilan menarik (good appearance)





APA SAJA PESAN KOMUNIKASI YANG DISAMPAIKAN OLEH LINGKUNGAN PERUSAHAAN ?
Beberapa pernyataan lingkungan perusahaan diwujudkan dalam bentuk tulisan. Sebagaian besar pernyataan komunikasi lingkungan adalah nonverbal, dan dikelompokkan dalam 2 kategori :
1. Lokasi
2. Penataan Lingkungan

1. Lokasi : di berbagai tempat seperti Jakarta – MH Thamrin, Sudirman, pesan yang disampaikan sangat jelas : kami adalah perusahan penting dan bergenngsi .Secara implisit ada pesan yang ingin disampaikan melalui lingkungannya : kami adalah perusahaan penting, karena kantor kami terletak dikawasan yang sama dgn lokasi yang sama dgn lokasi bisnis dan profesi lain.
2. Penataan lingkungan : cara mengatur tempat kerja

PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS (Bovee and Thill)

1. Perencanaan (Planning Phase)
Menentukan apa yang akan dilakukan di masa yang akan datang. Dalam perencanaan
Akan ditentukan hal-hal pokok atau mendasar dari pesan tsb. Spt: maksud pesan, penerima, ide pokok dan saluran yang digunakan.
2. Pengorganisasian
Tahap selanjutnya adalah menuangkan pesan tsb dalam bentuk tertulis. Penyusunan kata-kata, kalimat, paragraf serta menentukan ilustrasi.
3. Revisi: Pemeriksaan kembali apakah pesan yang disusun sudah mampu mengekspesikan apa ide pokoknya.

TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS

Secara umum tujuan komunikasi bisnis dapat dibedakan menjadi 3, yaitu memberi informasi, persuasi atau membujuk dan untuk melakukan kolaborasi dengan audience

Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:
1. memberi informasi (informing)
2. persuasi (persuading)
3. serta melakukan kolaborasi (collaborating)

TUJUAN UMUM PESAN-PESAN BISNIS :

Tujuan umum Tujuan khusus
Memberi informasi Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer pemasaran
Membujuk Anda sebagai marketing executive meyakinkan calon nasabah agar mendepositokan uangnya di bank dimana anda bekerja
Kolaborasi Menyajikan presentasi ide iklan dan membujuk klien

Sumber : http://manajemenkomunikasi.blogspot.com/2012/01/landasan-pemikiran-komunikasi-bisnis.html

Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran ; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat/ paragraph; dan merevisi.
Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak mau berubah untuk hal baru.
Penentuan ide pokok untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan dengan brainstorming. Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara : story teller tour, random list, CFR (Conclusion Finding Recommendation)Worksheet, question and answer chain, dan journalist approach.
Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat kepentingan, formalitas, kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan audiens.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.
Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya adalahsurat, memo, dan proposal.Setelah Memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik formal maupun informal langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, yang mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.
Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis
Yang termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis adalah :
1. Pemahaman Proses Komposisi
Penyusunan proses komposisi seperti halnya proses menciptakan lagu;merencanakan lagu, membuat aransemen dan menentukan musisinya hinnga melakukan revisi-revisi hingga lagu enak didengar. Begitu juga proses penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.
2. Perencanaan
Beberapa hal perlu diperhatikan dalam perencanaan diantaranya maksud komunikasi, sasaran audiens, ide pokok, saluran yang digunakan.
3. Pengorganisasian
Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.
4. Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan ditelaah kembali dari substansi pesan yang akan disampaikan,gayapenulisa, struktur kalimat, dan bagaimana tingkat pemahaman. Pengecekan dilakukan agar pesan tersampaikan sesuai perencanaan.
5. Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanaka suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi.
6. Mengapa tujuan harus jelas
Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :
1. keputusan untuk meneruskan pesan
2. keputusan untuk menanggapi audiens
3. keputusan untuk memusatkan isi pesan
7. Tujuan komuikasi bisnis.
Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu : memberi informasi, persuasi, dan melakukan kolaborasi
8. Cara menguji tujuan
Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum perlu pengujian dengan empat pertanyaan berikut.
1. apakah tujuan tersebut realistik
2. apakah waktunya tepat
3. apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat
4. apakah tujuannya selaras dengan tujuan orgsnisasi perusahaan
9. Analisis Audiens
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.
1. Cara mengembangkan profil audiens.
Mengembangkan suatu profi audiens boleh dikatakan gampang – gampang susah. Penentuan profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena audiens adalah orang – orang yang sudah dikenal, akantetapi akan menjadi sulit bila belum.dalam kasus ini komunikator perku melakkukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
1. menentukan ukuran serta komposisi audiens
2. siapa audiens
3. reaksi audiens
4. tingkat pemahaman audiens
5. hubungan komunikator dengan audiens
2. Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi
Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut dengan lima tahap di bawah ini ;
1. cari apa yang diingikan oleh audiens
2. antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
3. berikan semua informasi yang diperlukan
4. pastikan bahwa informasinya akurat
5. tekankan ide – ide yang menarik bagi audiens
3. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens
Ada kecenderungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Cara mengatasinya adalah dngfan mengatur pesan – pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapa deliakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan argumentasi merupakan cara yang baik, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi.
10. Penentuan Ide Pokok
Setelah menganalisis tujuan dan audiens delanjutnya adalah menentuka cara mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok.
Sebelum menentukan ide pokok hal – hal penting yang harus diidentifikasikan terlebih dahulu :
1. Teknik Curah Pendapat
beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :
1. storyteller’s tour
2. random list
3. cfr (conclusions findings recomendation) worksheet
4. journalist approach
5. quetion and answer approach
2. Pembatasan Cakupan
Penyajian informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan kata – kata yang singkat. Ide pokok dari pesan – pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin yang penting tidak terabaikan selain itu ide pokok yang disampaikan harus mudayh dimengerti dan diterima oleh audiens.
11. Seleksi saluran dan media
Ide pokok dari pesan – pesan bisnis dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan atau oral atau tertulis.
1. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan feedback dengan segera. Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Pendekatan lisan juga bermanfaat apabila yang disajikan adalah informasi kontroversial karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.
2. Komunikasi Tertulis
Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah peneulis mempunyai keempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan – pesan mereka. Suatu format tulisan diperlukan jika informasi disampaikan kompleks dan dibutuhkan catatan permanan untuk referensi.

Sumber : http://h3r1y4d1.wordpress.com/2011/05/11/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/